സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ ഉദ്യോഗസ്ഥഘടനയും ഫയൽ പരിശോധനാരീതിയും പൊളിച്ചെഴുതാൻ സർക്കാർ. സെക്രട്ടേറിയറ്റ് ഇലക്ട്രോണിക് ഭരണ നിർവഹണ കാലത്തിന് ഉചിതമായ രീതിയിൽ പുനഃസംവിധാനം ചെയ്യാൻ റിട്ടയേർഡ് അഡിഷനൽ ചീഫ് സെക്രട്ടറി വി എസ് സെന്തിലിന്റെ നേതൃത്വത്തിൽ അഞ്ചംഗ സമിതിക്ക് ചീഫ് സെക്രട്ടറി വി പി ജോയ് രൂപം നൽകി. സമിതിയെ സഹായിക്കാനുള്ള കൺസൽട്ടൻസി സേവനങ്ങൾ കോഴിക്കോട് ഐ ഐ എം ലഭ്യമാക്കും. 

ഇ-ഫയലിംഗ് സംവിധാനം നിലവിൽ വന്നതോടെ അപ്രസക്തമായ തസ്തികകളുടെ പട്ടികയും പുതുതായി അനുവദിക്കേണ്ട തസ്തികകളുടെ പട്ടികയും നിര്ദേശിക്കുന്നതുൾപ്പെടെ സമൂലമായ പരിവർത്തനത്തിനുള്ള മാർഗരേഖ സമർപ്പിക്കാനാണ് സമിതിക്ക് സർക്കാർ നൽകിയിരിക്കുന്ന നിർദേശം. 

നേരത്തെ വി എസ് അച്യുതാനന്ദൻ അധ്യക്ഷനായ ഭരണ പരിഷ്കാര കമ്മീഷനും കെ മോഹൻദാസ് അധ്യക്ഷനായ ശമ്പള പരിഷ്ക്കരണ കമ്മീഷനും സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ ഉദ്യോഗസ്ഥ സംവിധാനം കാര്യമായ രീതിയിൽ അഴിച്ചുപണിയേണ്ട സാഹചര്യമുണ്ടെന്ന് ചൂണ്ടിക്കാട്ടിയിരുന്നു. മുൻപ് പേപ്പർ ഫയലുകൾ ഉണ്ടായിരുന്നപ്പോൾ വിവിധ വകുപ്പുകളിലേക്കും സെക്രട്ടറിമാരുടെ ഓഫീസുകളിലേക്കും ഫയലുകൾ കൊണ്ടുപോയി ഒപ്പിടിക്കാൻ സൃഷ്ടിച്ച അറ്റന്‍ഡര്‍മാരുടെ തസ്തികയും നിരവധി ഡ്രൈവർമാരുടെ തസ്തികയും ടൈപ്പിസ്റ്റ് തസ്തികയുമൊക്കെ ഇപ്പോഴും സെക്രട്ടേറിയറ്റിൽ നിലവിലുണ്ട്. അതെ സമയം സോഫ്റ്റ്‌വെയർ സർവീസിനും കമ്പ്യൂട്ടർ അറ്റകുറ്റപണികൾക്കുമൊന്നും സ്ഥിരം ഉദ്യോഗസ്ഥർ ഇല്ലാത്ത സാഹചര്യവുമുണ്ട്.

ഫയൽ നോട്ട സംവിധാനം പരമാവധി ലളിതമാക്കാനായി ഒരു ഫയൽ പല തവണ ഒരേ വകുപ്പിൽ എത്തിച്ചേരുന്ന അവസ്ഥ അടുത്തിടെ ഒഴിവാക്കിയിരുന്നു. പക്ഷെ, ഇപ്പോഴുള്ള സംവിധാനവും ഉദ്ദേശിച്ചത്ര ലളിതമല്ലെന്നാണ് ഉദ്യോഗസ്ഥർ പറയുന്നത്. ഫയൽ മൂവ്മെന്റിന് കുറച്ചുകൂടി ശാസ്ത്രീയവും ഋജുവുമായ സംവിധാനം നി ര്ദേശിക്കുന്നതും സമിതിയുടെ പരിഗണനവിഷയത്തിൽ പെടും. സമാന സ്വഭാവമുള്ള ചെറുവകുപ്പുകൾ സംയോജിപ്പിച്ചു വകുപ്പുകളുടെ എണ്ണം കുറക്കുന്ന നിർദേശവും പരിഗണനയിലുണ്ട്. ഭരണപരിഷ്കാര, ശമ്പള കമ്മീഷനുകളുടെ ശുപാർശകൾ എങ്ങനെ നടപ്പാക്കണം എന്ന് നിര്ദേശിക്കുകയാണ് സമിതിയുടെ മറ്റൊരു ദൗത്യം. 

പൊതുഭരണ വകുപ്പ് പ്രിൻസിപ്പൽ സെക്രട്ടറി കൺവീനർ ആയ സമിതിയിൽ, വിരമിച്ച അഡിഷണൽ സെക്രട്ടറിമാരായ രാജാറാം തമ്പി, എൻ കെ ശ്രീകുമാർ, എൻ എം രവീന്ദ്രൻ എന്നിവർ അംഗങ്ങളാണ്. മൂന്ന് മാസത്തിനുള്ളിൽ റിപ്പോർട്ട് സമർപ്പിക്കാനാണ് സമിതിക്കു നൽകിയിരിക്കുന്ന നിർദേശം.